Au retour de vacances ou angoisse du dimanche soir, une boîte mail hors de contrôle n’est jamais une partie de plaisir. Comme ce pantalon qui dormait toujours dans votre penderie avant que vous ne l’organisiez, les confirmations de commande de plus d’un an prennent trop de place dans votre boîte de réception. Alors pour ne plus parcourir frénétiquement vos messages en quête de celui important de votre chef, consacrez un peu de temps à mettre vos e-mails en ordre ! Découvrez vite les astuces KonMari pour votre messagerie.
Dédiez du temps uniquement à votre boîte de réception
Parfois, vérifier vos e-mails entre deux tâches n’est pas suffisant. Si votre boîte de réception déborde, aménagez un créneau dédié à son tri. Que ce soit avant de commencer votre journée ou juste avant la pause-déjeuner, choisissez un horaire adapté à votre emploi du temps et mettez-le bien votre agenda !
Organisez-vous par catégories, mais pas trop !
Pensez à cette étape comme à celle où tout doit être déposé sur le lit dans la méthode KonMari. Mais n’en faites pas trop. En fait, vous n’aurez besoin que de trois grandes catégories : « À garder », pour tous les messages auxquels vous devez répondre ou réagir, « Autrui », pour ceux dont vous êtes la personne en attente d’un retour, et enfin « À vider », pour tous les e-mails devenus inutiles.
Attribuez des filtres et des drapeaux
Même si vous vous contentez de trois catégories, une variété de drapeaux et de filtres vous permettra à coup sûr de voir vos e-mails importants dès qu’ils arrivent. Un message de votre patron ? Donnez à ceux-là une couleur saisissante. Cette newsletter du mardi que vous ne lisez jamais ou presque ? Optez pour une nuance discrète qui vous dira que votre attention immédiate n’est pas requise.
Débarrassez-vous de vos notifications d’e-mail
Cette sonnerie agaçante à chaque nouveau message n’est certainement pas une source de joie. Elle a d’ailleurs plutôt tendance à vous distraire et à vous déconcentrer dans votre travail. Mais maintenant que vous suivez la première étape et accordez du temps à votre boîte de réception, vous n’avez plus besoin de notification ! Si c’est vraiment urgent, les gens vous appelleront ou vous enverront un texto.
Adoptez le bouton « Supprimer »
Rappelez-vous, si cela ne vous apporte pas de joie, il faut s’en séparer ! Ces messages de confirmation d’expédition vieux de plusieurs années ou encore cet échange de messages stressant pour un projet fini doivent migrer vers la poubelle ! Alors préparez-vous à entendre souvent l’agréable son de votre poubelle virtuelle qui se vide. Votre boîte de réception va être BEAUCOUP plus claire.
Planifiez une session de désinscription
Vous constaterez certainement que passer en revue tous vos abonnements sera la partie la plus laborieuse de l’organisation de vos e-mails. N’oubliez pas que si cela ne vous apporte pas de joie, l’heure est aux adieux ! Repérez dans votre boîte de réception les abonnements que vous ne lisez jamais. Ensuite, un par un, ouvrez-les et descendez jusqu’au lien de désabonnement. Il est temps de ne garder que les newsletters et communications que vous consultez vraiment !
Après cette première fois, prenez l’habitude de jeter un œil de temps en temps à votre liste de contacts. Même si vous vous abonnez pour obtenir une remise, pensez à vous désinscrire !